Tercera sesión:
Obligatoriedad de las notificaciones electrónicas
01 de octubre de 2024
En esta tercera sesión de los encuentros 2+2, se abordaron los principales aspectos del “Decreto N° 8: Notificaciones”, que establece las nuevas normativas y procedimientos para la notificación electrónica de actos administrativos, transformando radicalmente la relación entre las entidades del Estado y los ciudadanos. Este tercer encuentro 2+2 contó con la presencia del área de gobierno con la coordinadora del Programa de Identidad Digital de la SGD, Natalia Bahamonde; la abogada de la SDG Florencia Barna; y en el ámbito de la industria, el Director de Chiletec y CEO de Asimov, Felipe Mancini y CEO de Coderhub, Mauricio Pilleux. Moderó el líder de Chiletec y CEO de Newtenberg, José Flores.
Antes de la implementación de la ley N° 21.180, las notificaciones en Chile se realizaban principalmente mediante cartas certificadas, lo que generaba diversos problemas, tales como demoras, altos costos operativos y la falta de trazabilidad en los procedimientos. Sin embargo, con la entrada en vigencia del Decreto N° 8, se establece como regla general la notificación electrónica, mejorando la eficiencia y garantizando una mayor transparencia.
Transición gradual de la notificación electrónica
La transición hacia la notificación electrónica será gradual, a partir del año 2026, las entidades de la administración central deberán comenzar a implementar este sistema, y para el 2027 se extenderá a las municipalidades. Lo que permitirá una integración controlada y la capacitación de los actores involucrados. Se ha considerado un sistema multicanal para el aviso de notificaciones, que inicialmente se implementará a través de correo electrónico y casilla de notificación digital. A futuro, se podrían incluir otros canales como SMS, WhatsApp o incluso aplicaciones móviles.
Las instituciones públicas deben comenzar a prepararse para este cambio, identificando sus procedimientos y estableciendo los mecanismos adecuados para garantizar el cumplimiento de esta nueva normativa.
La abogada del área de regulación y normativa de la SGD, Florencia Barna explica la gradualidad "vamos a ir adoptando y aprendiendo sobre los modelos de adopción, de tal modo que para el año 2026 sumaremos el primer grupo el A, que viene siendo todos los órganos de la Administración central. El 2027, el grupo B y C, que suma los gobiernos regionales y un grupo de municipios y luego en una tercera etapa el resto de los municipios ".
Domicilio digital único
La implementación de un sistema centralizado para recibir y gestionar las notificaciones, accesible a través de la plataforma casilla.gob.cl, asegura una mayor trazabilidad y seguridad en el proceso. Esto es clave para evitar la saturación de información en los correos electrónicos personales y minimizar el riesgo de pérdida de datos importantes.
Las personas deberán habilitar sus domicilios digitales, aceptar los términos y condiciones y comenzar a recibir notificaciones electrónicas.
Con tales fines se está llevando a cabo una fase piloto para un grupo limitado de instituciones que comenzarán a usar la plataforma. Logrando ser totalmente funcional a partir de 2026.
La marcha blanca permitirá un sistema de trazabilidad para que las instituciones puedan verificar y respaldar las notificaciones enviadas y se está evaluando la posibilidad de un identificador único para los expedientes electrónicos en el futuro.
La Importancia de la trazabilidad en la Administración Pública
Antes de la digitalización, con las notificaciones en papel, era difícil garantizar que las personas recibieran la información a tiempo o de forma adecuada. Con el sistema de trazabilidad en las notificaciones electrónicas, se eliminan estos riesgos, asegurando que todas las partes involucradas en un proceso administrativo (tanto los ciudadanos como las autoridades) puedan tener acceso a un registro claro y verificable de cada acción tomada.
La trazabilidad digital dificulta los intentos de manipulación de documentos, ya que todo queda registrado de manera electrónica con identificadores únicos, minimizando la posibilidad de fraudes administrativos.
Al contar con un sistema donde el recorrido de cada notificación está completamente claro, se evitan errores y se optimizan los tiempos de respuesta. Las autoridades pueden realizar un seguimiento inmediato de los procedimientos, y los ciudadanos pueden estar al tanto de todo el proceso de sus trámites sin la incertidumbre de los métodos tradicionales.
El Estado chileno está dando un paso crucial, en la que tanto los ciudadanos como las instituciones pueden confiar plenamente en que las notificaciones son recibidas correctamente y dentro de los plazos establecidos.
En el futuro, las notificaciones y otros trámites se integrarán completamente en un expediente electrónico, permitiendo a los ciudadanos seguir el estado de sus procedimientos para ver, por ejemplo, cuándo y a quién envió una notificación.
