Gobierno en tiempo real: integración entre organismos públicos
23 de marzo de 2026
El proceso de transformación digital del Estado en Chile ha adquirido un nuevo impulso, la gestión de la información y la interoperabilidad entre instituciones se posicionan como pilares fundamentales para modernizar los servicios públicos y fortalecer la toma de decisiones basada en datos. Los expedientes electrónicos se están consolidando como un elemento estructural para la modernización del Estado.
Uno de los principales desafíos del sector público es lograr que distintas instituciones compartan información de manera eficiente y segura. La estandarización de expedientes electrónicos -junto con la definición de identificadores únicos y estructuras comunes- permite que los sistemas comiencen a interoperar de forma efectiva. Esto se traduce en integración entre organismos públicos, mejora en la coordinación interinstitucional y por supuesto, mayor eficiencia en la ejecución de políticas públicas. Sin expedientes estandarizados, la interoperabilidad se limita. Con ellos, se vuelve escalable.
Evitar la duplicidad de datos
Cada interacción entre un ciudadano y el Estado genera información: postulaciones, autorizaciones, fiscalizaciones, pagos o reclamos. Tradicionalmente, estos procesos han estado fragmentados en múltiples sistemas, dificultando su seguimiento, análisis y control. El expediente electrónico permite consolidar toda esa información en una estructura única, organizada y accesible, que contiene la trazabilidad completa de un procedimiento administrativo.
Es decir, procesos trazables desde su origen hasta su resolución. Además, acceso oportuno a la información, tanto para funcionarios como para ciudadanos. Sin dejar atrás lo que significa la reducción de redundancias, evitando reprocesos y datos duplicados.
En este contexto, el antiguio gestor documental de apoyo al trámite se convierte en un repositorio documental (la memoria de todo el actuar de la organización) y en último término un gestor de expedientes de apoyo a la gestión.
Tres dimensiones clave
Para que los expedientes electrónicos cumplan su rol estratégico, es necesario avanzar en tres dimensiones clave:
- Gobernanza de expedientes, que defina reglas claras sobre su creación, gestión y acceso. Los datos son una vista de los expedientes.
- Procedimientos administrativos estandarizados, asegurando consistencia en la secuencia de actuaciones y en el resguardo de documentos digitales oficiales.
- Seguridad y preservación documental, resguardando la autenticidad, integridad, confidencialidad y no repudio de los datos.
Estos pilares permiten no solo mejorar la operación diaria, sino también garantizar sostenibilidad en el tiempo.
En este escenario, donde además acabamos de tener un cambio de mando presidencial y con ello un nuevo ciclo de gobierno, la experiencia de Newtenberg permite dar propuestas y soluciones concretas para el sector público, abordando el desafío más complejo: reconstruir los actos administrativos directamente desde las fuentes primarias de información. Este enfoque permite sentar las bases para analítica avanzada y toma de decisiones. No sólo se digitaliza el proceso, sino que se reestructura su lógica desde el origen.
Al observar la colección de expedientes y permitir su análisis conjunto, las carátulas de expedientes permiten trabajar con datos estructurados que permiten aplicar capacidades de analítica avanzada: si ya podemos ver el detalle de un árbol, también podemos ver el bosque. Esta mejora permite además dar mayor transparencia hacia la ciudadanía, permitendo al ciudadano conocer directamente los expedientes en que participa.
La implementación de expedientes electrónicos no es un fin en sí mismo, sino un habilitador para una transformación más profunda, un intercambio eficiente y seguro de información entre instituciones gubernamentales.
Casos de aplicación: expedientes en acciónServicio Nacional del Patrimonio Cultural (SERPAT) La unidad de Coordinación de Política Digital del Servicio Nacional del Patrimonio Cultural, solicitó a Newtenberg la realización de una prueba de concepto de su solución Estado "Gestión de Expedientes Electrónicos" con el fin de evaluar la factibilidad de expandir la solución de Expediente Electrónico al resto de los servicios y actos administrativos de la institución. Se diseñó e implementó un portal web unificado de servicios ciudadanos que reúna la oferta de servicios de aquellas instituciones de las que SERPAT es responsable y que preservan y promueven el patrimonio cultural del país. Incorporarando a las Bibliotecas Públicas y el Sistema Nacional de Archivo un servicio de Clave Única que permite autenticar al ciudadano en una entrada común a los distintos trámites y servicios de diferentes instituciones. Instituto de Seguridad Laboral (ISL) El desarrollo de expedientes electrónicos para la gestión de accidentes laborales ha permitido consolidar información desde diversas fuentes en un único repositorio estructurado. El resultado es un acceso más ágil a la información y una mejora significativa en la toma de decisiones. Superintendencia de Educación A través de un piloto de inteligencia financiera, los expedientes electrónicos de Sostenedores, Establecimientos, Docentes y Proveedores se convierten en insumo clave para el análisis de rendiciones de cuentas. Esto permite avanzar hacia una fiscalización más eficiente, basada en datos y apoyada por herramientas analíticas. |
