Editorial:
Sin papeles, sin presencialidad, documentación digital y en línea
01 de abril de 2024
Si bien la Transformación Digital es el término de moda para hablar de modernización del mundo que conocemos, la Transformación Digital del Estado de Chile no es cualquier tipo de transformación, es la transformación digital de la Ley de Procedimiento Administrativo y eso implica entender el verdadero trasfondo de lo que se busca.
La transformación digital del Estado de Chile no es una transformación cualquiera, es específicamente la Ley de Transformación Digital de la anterior Ley de Procedimiento Administrativo que asume que a partir del 2027, los actos administrativos dejarán de ser en papel y presencial. Pasarán a realizarse en línea para generar expedientes y actuaciones que ahora serán electrónicos (digitales), cambiando así la manera en que el Estado a través de los Órganos de la Administración del Estado (OAE) se relacionan con las personas naturales y jurídicas (los ciudadanos, las empresas y las organizaciones en general).
En efecto, si revisamos los textos de la Ley de Procedimiento Administrativo y su homóloga de Transformación Digital, veremos que los aciertos del texto se basan en haber aprovechado una buena ley marco y cambiar el papel por digital y lo presencial por en línea, sumado a un plazo perentorio para deprecar el papel y lograr la misma fiabilidad y certeza ahora con mecanismos y documentos puramente digitales.
Los Organismos de la Administración del Estado (OAE), están mandatados a hacer lo que su ley marco les ordena, esto es, un conjunto de procedimientos administrativos específicos que complementan y dan sentido a la distinción anterior de "trámite" y reposicionan el concepto de la archivística del siglo XX en torno al expediente de cada instancia del procedimiento como una carpeta con documentos debidamente validados. En ese orden de ideas, se entiende que los datos no son algo etéreo sino que una vista de dichos expedientes, no hay datos sin expedientes. Un certificado de nacimiento, por ejemplo, es una vista certificada de la partida de nacimiento de una persona, un certificado de Inicio de Actividades ante el SII es una vista de la "partida de nacimiento de una empresa".
Así las cosas, existe cierta ceguera o un no querer ver el problema de si los actuales registros computacionales en sistemas diversos, representan realmente un documento electrónico legítimo que garantice la autenticidad, el no repudio, la integridad y confidencialidad y que en caso de requerir una comunicación electrónica pueda asegurar su confidencialidad a través de mecanismos criptográficos estandarizados, en particular, XML Signature y XML Encryption que son las únicas normas técnicas vigentes que se reconocen.
¿Estamos lejos de lograr la transformación digital? Queda poco tiempo, pero vamos por buen camino, si es que entendemos la senda de los que ya han logrado la transformación digital. En efecto, desde el 2004 (20 años atrás) hay instituciones como el SII que decidió compartir un estándar para los Documentos Tributarios Electrónicos y hoy hemos naturalizado la Factura Electrónica. También está el caso de la SUSESO que propuso un estándar documental para las Licencias Médicas Electrónicas. O la CMF que se acopló al estándar de XBRL para el intercambio de antecedentes financieros. Estos ejemplos basan su éxito en la estandarización y han permitido a la Industria del software aportar con implementaciones tecnológicas diversas que permiten hoy registrar y articular una comunicación digital entre los actores del ecosistema.
En este contexto, es vital entender que los Órganos de la Administración del Estado, deben habilitar plataformas para la administración de expedientes electrónicos y actuaciones digitales y que habrá que homologar los registros computacionales del pasado para convertirlos en la mejor evidencia digital de un acto administrativo.
En ese escenario ya no hay tiempo para rehacer el pasado, ni menos para enfrentar el costo de rehacer todos los sistemas, un camino de solución que proponemos desde Newtenberg pasa por un modelo en que desde cada fuente primaria de datos se rescatan ahora "actuaciones unitarias" para luego orquestarlas en un expediente de transición que luego es formalizado y administrado como la mejor expresión posible de los actos administrativos. A través de la tecnología Newtenberg Mediador© resolvemos luego el tema de la entrega, confidencialidad y trazabilidad del acceso a los expedientes. Por medio de una base consolidada de "carátulas de expedientes" podemos mantener un registro e índice de los actos asociados a cada procedimiento. Cumplidos esos objetivos, podemos pasar al desafío de habilitar un repositorio de expedientes electrónicos que permita contar con una copia de los datos, visualizarlos de manera integrada y, a futuro, gestionar el depósito ante el Archivo Nacional de la Administración Pública.
Modelo de Newtenberg para reconstituir expedientes electrónicos a partir de los sistemas primarios de una institución
Transitar a un Estado digital requiere entender que la sumatoria de pasos de digitalización previa y el papel, son parte de un proceso continuo, la formalización de los estándares de cada documento y de las convenciones que usamos en el pasado y usaremos para caracterizarlos y denominarlos en el futuro es el hilo conductor que permite entender que la transformación digital no cambia la naturaleza de la función pública o el sentido de los procedimientos ya establecidos, es otra forma de hacer lo que hacemos, ahora en línea y digitalmente. Poder ver el detalle de cada expediente y a su vez el expediente de cada persona natural y jurídica ahora en formato digital, nos permitirá ver en tiempo real el funcionamiento de las políticas públicas y basar sus mejoras en la evidencia de los datos.
José Pepe Flores
Director
A modo de referencia: Tabla compartiva de la ley actual y los cambios más importantes.
| TEXTO LEY N° 19.880 (ESTABLECE BASES DE LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS QUE RIGEN LOS ACTOS DE LOS ORGANOS DE LA ADMINISTRACION DEL ESTADO. |
NUEVA LEY 21.180 (DE TRANSFORMACIÓN DIGITIAL DEL ESTADO) |
| Artículo 1o. Procedimiento Administrativo. La presente ley establece y regula las bases del procedimiento administrativo de los actos de la Administración del Estado. En caso de que la ley establezca procedimientos administrativos especiales, la presente ley se aplicará con carácter de supletoria. La toma de razón de los actos de la Administración del Estado se regirán por lo dispuesto en la Constitución y en la Ley Orgánica Constitucional de la Contraloría General de la República. |
Artículo 1o. Procedimiento Administrativo. La presente ley establece y regula las bases del procedimiento administrativo de los actos de la Administración del Estado. Todo procedimiento administrativo deberá expresarse a través de los medios electrónicos establecidos por ley, salvo las excepciones legales. En caso de que la ley establezca procedimientos administrativos especiales, la presente ley se aplicará con carácter de supletorio. La toma de razón de los actos de la Administración del Estado se regirán por lo dispuesto en la Constitución y en la la Ley Orgánica Constitucional de la Contraloría General de la República. |
| Artículo 4o. Principios del procedimiento. El procedimiento administrativo estará sometido a los principios de escrituración, gratuidad, celeridad, conclusivo, economía procedimental, contradictoriedad, imparcialidad, abstención, no formalización, inexcusabilidad, impugnabilidad, transparencia y publicidad. | Artículo 4o. Principios del procedimiento. El procedimiento administrativo estará sometido a los principios de escrituración, gratuidad, celeridad, conclusivo, economía procedimental, contradictoriedad, imparcialidad, abstención, no formalización, inexcusabilidad, impugnabilidad, transparencia, publicidad y aquellos relativos a los medios electrónicos. |
| Artículo 5o. Principio de escrituración. El procedimiento administrativo y los actos administrativos a los cuales da origen, se expresarán por escrito o por medios electrónicos, a menos que su naturaleza exija o permita otra forma más adecuada de expresión y constancia. | Artículo 5o. Principio de escrituración. El procedimiento administrativo y los actos administrativos a los cuales da origen, se expresarán por escrito a través de medios electrónicos, a menos que se configure alguna excepción establecida en la ley. |
| Artículo 6o. Principio de gratuidad. En el procedimiento administrativo, las actuaciones que deban practicar los órganos de la Administración del Estado serán gratuitas para los interesados, salvo disposición legal en contrario. | Artículo 6o. Principio de gratuidad. En el procedimiento administrativo, las actuaciones que deban practicar los órganos de la Administración del Estado, y la obtención de documentos e información necesaria para su conclusión serán gratuitas para los interesados, salvo disposición legal en contrario. No procederán cobros entre los órganos de la Administración del Estado que deban participar en su desarrollo e intercambio, salvo disposición legal en contrario. |
