Cuarta sesión:
Avances en la gestión documental y expedientes electrónicos
06 de noviembre de 2024
La cuarta charla 2+2 sobre el Decreto N°10: "Documentos y Expedientes Electrónicos" destaca tres pilares fundamentales que deben evolucionar en paralelo para garantizar su éxito: gobernanza de expedientes, normalización de procedimientos administrativos y preservación documental. El cuarto encuentro 2+2 tuvo la presencia del Coordinador del Programa Cero Papel, SGD, Rodrigo Trujillo y al Asesor en Estrategia Tecnológica, SGD, Marco Zuñiga, representando al gobierno; y en el ámbito de la industria participó el líder de Chiletec y CEO de Newtenberg, José Flores y el líder de Chiletec Fernando Ulloa - Head of Cloud Services, APIUX. Moderó líder de la Mesa Mujeres de Chiletec, Marisol Docmac.
La reciente Ley de Transformación Digital en Chile tiene como objetivo ordenar los procesos administrativos que han estado fragmentados desde los años 90. En esa década, aunque se produjo una digitalización parcial de documentos, no existió una visión unificada, lo que resultó en sistemas aislados y procesos desarticulados.
La nueva legislación, junto con un catálogo de procedimientos administrativos, busca dar estructura a estos procesos, haciendo que los expedientes sean el centro de la gestión pública y permitiendo un acceso más eficiente y seguro a la información.
Coordinador del Programa Cero Papel, SGD, Rodrigo Trujillo
El coordinador del Programa Cero Papel de la SGD, Rodrigo Trujillo nos comenta que "los expedientes no solo contienen información aislada, sino que reflejan toda la historia de las interacciones administrativas de una persona o entidad con el Estado". Este cambio de perspectiva permite conectar datos individuales y darles valor dentro del contexto de un expediente completo, facilitando su trazabilidad y acceso controlado. Ya no basta con gestionar datos aislados, sino que es necesario adoptar una visión integral de los expedientes electrónicos.
Micro servicios y la conectividad entre sistemas
El uso de micro servicios se presentó como una solución clave para superar la fragmentación de sistemas en la administración pública. Estos micro servicios funcionan como intermediarios entre los usuarios y los distintos sistemas, permitiendo que los expedientes sean reconstruidos en tiempo real. De esta manera, se facilita la gestión de la información, proporcionando una vista completa de la relación de un individuo o entidad con el estado, sin importar el sistema en el que se encuentre almacenada.
La digitalización de los expedientes y la creación de un sistema accesible para todos los ciudadanos son pasos en la modernización de la administración pública. Cualquier interacción con el Estado, desde la creación de una empresa hasta el pago de impuestos, se gestiona y registra como un expediente, lo que no solo mejora la eficiencia de los procesos, sino que también otorga a los ciudadanos un acceso más directo y controlado sobre su información.
Enfatiza Trujillo "la gestión documental no está bajo las luces de los reflectores y yo creo que tiene que ver justamente con este sesgo que se ve como la gestión documental que tiene que ver con una cosa que no es nueva, por eso sería importante situarla en lo que se denomina del conocimiento. Está todo el país involucrado y necesitamos avanzar en la evolución en la gestión de datos efectivamente".
Instituto de Seguridad Laboral: Un caso de éxito
El Instituto de Seguridad Laboral (ISL) ha implementado una plataforma innovadora para gestionar los expedientes de accidentes de trabajo y siniestros. Este sistema ha logrado consolidar información proveniente de diversas fuentes para crear un expediente digital único, facilitando el acceso a la información en tiempo real y mejorando la toma de decisiones. Este modelo demuestra cómo la digitalización de expedientes puede optimizar la gestión pública y ofrecer servicios más rápidos y eficientes.
Líder de Chiletec y CEO de Newtenberg, José Flores y el líder de Chiletec
Es importante resaltar cómo la digitalización de los expedientes ha mejorado la eficiencia y la accesibilidad de los procedimientos. El líder de Chiletec y CEO de la empresa Newtenberg, José Flores, mencionó el caso del Instituto de Seguridad Laboral (ISL), ejemplo claro de cómo la digitalización de expedientes no solo mejora la parte operativa, sino que también facilita la toma de decisiones en tiempo real, permitiendo una gestión más ágil y accesible de los siniestros y accidentes de trabajo.
"Al tener acceso a datos en tiempo real, las instituciones pueden tomar decisiones más informadas, como la identificación de patrones y la mejora de procesos, especialmente en situaciones como la pandemia, donde aumentaron los accidentes laborales", agregó Flores.
Uno de los puntos críticos para el éxito de la transformación digital en la administración pública es la interoperabilidad. La adopción de estándares abiertos es esencial para que los diferentes sistemas gubernamentales puedan comunicarse entre sí y compartir información de manera fluida. Además, se destacó la importancia de permitir que las instituciones elijan libremente a sus proveedores de tecnología, sin quedar atadas a un único sistema cerrado. La interoperabilidad y el uso de estándares abiertos garantizarán que los datos puedan fluir entre los diferentes órganos del Estado y con el sector privado.
Para lograr una transformación exitosa en la gestión de documentos, se subrayó la importancia de una estrategia clara y bien definida, que contemple: el análisis de las brechas tecnológicas existentes, el desarrollo de una hoja de ruta para la migración y mejora de los sistemas. Así como, la implementación de metodologías ágiles para adaptarse a las necesidades cambiantes del entorno.
