La agenda gubernamental converge hacia la optimización de los Expedientes Electrónicos
01 de julio de 2025
Cada interacción con el Estado: la creación de una empresa, el pago de impuestos, agendar una hora para contraer matrimonio, se gestiona y registra como un expediente. Esto entrega a los ciudadanos un acceso directo y controlado sobre su información. Por ello, el desafío más amplio es alinear la interoperabilidad con la estrategia general del gobierno, teniendo en cuenta que cada ministerio o entidad pública puede tener sus propios objetivos y prioridades.
La digitalización de expedientes y la creación de un sistema accesible para todos los ciudadanos son pasos en la modernización de la administración pública.
El avance hacia un identificador global de expedientes electrónicos se considera una innovación que simplifica el intercambio de datos entre diferentes entidades y mejora la interoperabilidad y la eficiencia administrativa. Establecer estándares claros para la documentación y la seguridad de datos es crucial para las instituciones de gobierno. La nueva legislación, junto con un catálogo de procedimientos administrativos, busca dar estructura a estos procesos, optimizando la gestión administrativa y también fortaleciendo la transparencia y la seguridad en la gestión de información sensible.
Cada instancia de un Procedimiento Administrativo genera un Expediente Electrónico. La estandarización de estos expedientes es una de las medidas que están modernizando a la administración pública y facilitando la interacción ciudadana con el Estado.
Los Expedientes electrónicos conforman una solución, que desarrolla Newtenberg en el marco de la Ley de Transformación Digital, para dos de nuestros clientes el Servicio Nacional del Patrimonio Cultural (SERPAT) y el Instituto de Salud Laboral (ISL), en ambos proyectos se busca a través de un caso particular mostrar la aplicación en un procedimiento, para luego abordar en fases posteriores la totalidad de procedimientos de la institución.
Fondos concursables del Servicio Nacional del Patrimonio Cultural (SERPAT)
En la gestión de Documentos y Expedientes Electrónicos destacan tres pilares fundamentales que deben evolucionar en paralelo para garantizar su éxito: gobernanza de expedientes, normalización de procedimientos administrativos y preservación documental. En el caso del Servicio Nacional del Patrimonio Cultural se busca a través de un caso particular mostrar la aplicación en un procedimiento, para luego abordar en fases posteriores la totalidad de procedimientos de la institución.
En una primera aproximación se busca reconstituir un Expediente asociado a la administración de fondos concursables. Contar con el expediente unificado de un beneficiario de dichos fondos para hacer un mejor seguimiento y tener la traza del uso y rendición de los recursos.
Caso del Instituto de Salud Laboral
El Instituto de Seguridad Laboral (ISL) ha implementado una plataforma innovadora para gestionar los expedientes de accidentes de trabajo y siniestros. Este sistema ha logrado consolidar información proveniente de diversas fuentes para crear un expediente digital único, facilitando el acceso a la información en tiempo real y mejorando la toma de decisiones.
Este modelo demuestra cómo la digitalización de expedientes puede optimizar la gestión pública y ofrecer servicios más rápidos y eficientes.
Ambos proyectos, realizados por Newtenberg, buscan optimizar la eficiencia y transparencia de estos dos organismos públicos. Cada una de estas soluciones trabaja con un enfoque en la innovación, la interoperabilidad, seguridad y usabilidad, asegurando que las instituciones puedan ofrecer mejores servicios a la ciudadanía y también que desde la administración pública, se realice una adecuada asignación de los recursos.
En definitiva, la necesidad de una gestión robusta de datos permite facilitar su intercambio entre diferentes entidades administrativas y promete fortalecer la administración pública en Chile, garantizando que los datos puedan fluir entre los diferentes órganos del Estado y con el sector privado. Así como, la inclusión de municipios y gobiernos regionales.
